朝会と議事録 :-)

いろいろ混沌としたプロジェクトではあるが、朝会だけは欠かさず行っている。やはり情報が緩やかに共有できるのでとても良い。メンバからも好評である。

朝会の議事録は不要、スタンドアップで行うという現場が多いように思うが、今のプロジェクトではスタンドアップで行うが、議事録は作成している。ただ、この議事録はほぼ朝会が始まる前にはすべて書き終わっているという特殊なものだ。要するに、朝会に参加する前に、前回の作業内容や今回の予定、連絡や問題などを個人個人が書いておき、朝会ではそれを口頭で伝えると言うスタイルなのだ。これはやってみると非常に具合が良い。以前の日記で、「未来議事録」として紹介したものだ。

我々の朝会では、主に以下の内容を話している。

• 連絡事項(他チームを含む全体の状況報告、休暇連絡、その他の報告など)
• 日次ビルドの結果
• 前回行った内容
• 今回行う予定の内容
• 問題と思うこと

本日、日次ビルドでのエラーに対する修正内容が朝会の議事録に記載されていた。ちょうど、日次ビルドの結果に興味を持ち、参照しようとしたところに、問題の状況報告と解決した内容が記載されていた。
問題自体は単純な話なのだが、こちらが関心をもって参照しようと思っている時に、関心を持っている内容についてのアナウンスが記載されていたのだ。通常、みんなに知らせたいような問題発見や修正はメールや口頭で連絡することも多いが、メールはその話題に関心が無いときに注意力をそちらに向けさせられ、頭を切り替えてから内容を理解しなければならない。口頭では、メンバ全員に伝わる機会が必要であるし、朝会で報告するにしても、報告者が忘れてしまう場合もある。それに、朝会ではあまり細かな内容を報告したり、確認すべきではない。関心がなかったり、あまり関連の無い人も参加している場合も多いのだ。そういうときに、あらかじめ、朝会の議事録の該当箇所に書いておけば、朝会に入る前に、すでにその情報を関心があって興味を持った箇所に対して内容を把握することができるのだ。

私は、必要な情報は必要と感じたときにほしいと思っている。しかし、それでは情報伝達漏れやミスが発生してしまう。だから通常はメールなのだろうが、メールで送られても、他の作業に集中しているときに、突然違う部分の内容を理解しなければいけないのはとても効率が悪い。そういう意味で、朝会の議事録を事前に書くことはとても有効だと改めて感じた。

ただなにより、こういう文化がこのチームにも根付いてきたのだなと思うと、ちょっとうれしくなってきた。